謝亞華
　　隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案信息化已成為社會(huì)發(fā)展的客觀要求和檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，電子文件和由其生成的電子檔案將成為檔案人員工作的主要的對(duì)象。實(shí)施檔案的現(xiàn)代化管理也是一種必然趨勢(shì)，檔案管理逐漸由傳統(tǒng)管理方法向新背景下檔案管理方式轉(zhuǎn)變。
　　電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理的相比，一是需要及時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行信息確認(rèn)和設(shè)置密碼保護(hù)，以保障電子文件在處理和傳送中準(zhǔn)確無(wú)誤，并確保接收部門(mén)收到的檔案是真實(shí)并且原始的。對(duì)于電子檔案的歸檔來(lái)講，處理好文件之后可以隨時(shí)歸檔，也可以運(yùn)用定期歸檔的方法，將電子文件生成之后由生成部門(mén)經(jīng)過(guò)傳輸?shù)男问揭平唤o檔案管理部門(mén)，亦可通過(guò)備份的形式交給檔案管理部門(mén)。同時(shí)，管理檔案部門(mén)可給電子檔案編排號(hào)碼以及設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，方便以后查找利用。二是電子檔案的分類管理，是在收到檔案之后立刻就給接收到的各個(gè)文件進(jìn)行編號(hào)，與此同時(shí)也會(huì)設(shè)置好文件的分類號(hào)以及檔案號(hào)，而且在對(duì)電子文件歸檔的時(shí)候也會(huì)把它的主題詞標(biāo)出來(lái)并著錄。這樣就方便了檔案的查找，只要用戶有所需檔案的文件號(hào)碼或者關(guān)鍵詞，利用檢索工具就可以很快地找到，這也方便了檔案管理工作人員的管理。三是電子檔案會(huì)隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展出現(xiàn)多個(gè)載體，可能會(huì)給電子文件的可讀性帶來(lái)一定影響。因此，要盡量使用統(tǒng)一的形式保存，然后根據(jù)需要進(jìn)行恰當(dāng)?shù)母袷睫D(zhuǎn)換，方便以后電子文件的使用。
　　優(yōu)化電子檔案管理，首先需建立電子檔案管理制度。根據(jù)國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，可以制定一個(gè)詳細(xì)的電子文件接收記錄以及電子檔案歸檔制度，明確電子檔案的歸檔范圍。其次，定期對(duì)電子文件的信息記錄格式及計(jì)算機(jī)硬件、軟件的有效性進(jìn)行檢查，電子檔案的載體采用統(tǒng)一的格式和規(guī)格；對(duì)于已經(jīng)歸檔電子文件提供的信息是否準(zhǔn)確，有沒(méi)有病毒的入侵等進(jìn)行檢查；對(duì)于歸檔電子文件是否是完全的、可靠的進(jìn)行檢查；與之有關(guān)的軟件等是不是已經(jīng)和電子文件一起歸檔；電子檔案和與之有聯(lián)系的紙質(zhì)檔案內(nèi)容以及有關(guān)解釋說(shuō)明是否是一樣等等。再次要提高電子檔案管理員的專業(yè)能力。電子檔案管理部應(yīng)當(dāng)重視和培養(yǎng)管理員的專業(yè)素質(zhì)和能力，提高電子檔案管理水平。電子檔案采用的是先進(jìn)技術(shù)，需要檔案管理人員具有一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)以及檔案管理知識(shí)。在培養(yǎng)電子檔案管理人員時(shí)，除了需要培養(yǎng)他們文化素養(yǎng)和提高檔案管理知識(shí)之外，還要對(duì)他們進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)。提高電子檔案管理人員的專業(yè)能力和素養(yǎng)，不僅培養(yǎng)了一些電子檔案管理人才，還可以使電子檔案管理工作快速發(fā)展，讓信息時(shí)代的電子檔案服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)。